Excel提供了排序、篩選、彙總功能，在處理數據時常用且好用。

另一方面，這些功能也讓Excel數據更加規範化，大幅提升了Excel表格的可讀性和信息容量。

今天的文章将會為大家分别介紹這些功能~

要讓表格中的數據按照一定的規定進行排序，這時可以使用Excel中的“排序”功能來實現。

下圖所示為“員工季度銷售表”，在該表格中可看到不同銷售部門的各個員工在各個季度的銷售情況。

現要對該工作表中的數據按要求進行多種方式的排序。

1. 對多列數據進行排序

如果要對多列數據進行排序操作，可通過以下方法來實現。

第 1 步

選中任意數據單元格，如單元格C2，切換至“數據”選項卡，在“排序和篩選”組中單擊“排序”按鈕，如下圖所示。

第 2 步

彈出“排序”對話框，設置“主要關鍵字”為“第一季度”，并設置好“排序依據”和“次序”，單擊“添加條件”按鈕，增加一個“次要關鍵字”，并設置其為“第二季度”，随後設置“排序依據”和“次序”，單擊“确定”按鈕，如下圖所示。

第 3 步

返回工作表中，即可看到工作表中的數據會首先對“第一季度”的銷售數據進行升序排列，當遇到相同的銷售數據時，則會以“第二季度”的銷售額從低到高進行排列，如下圖所示。

2. 按筆畫對員工姓名進行排序

一般情況下，文本數據，如員工姓名、銷售部門等在進行排序時，默認是按照字母順序進行排序的，在實際工作中，用戶還可以按照文本數據的筆畫進行排序。

筆畫排序有一定的規則，首字按筆畫數排序（橫、豎、撇、捺、折），筆畫數量和筆形都相同的字，按字形結構排列（先左右，再上下，最後整體結構）。

如果第一個字都是相同的，則按第二、三個字進行排序。

第 1 步

選中任意數據單元格，打開“排序”對話框，設置“主要關鍵字”為“員工”，并設置好“排序依據”和“次序”，單擊“選項”按鈕，如下圖所示。

第 2 步

彈出“排序選項”對話框，在“方法”選項區域中選中“筆畫排序”單選按鈕，單擊“确定”按鈕，如下圖所示。

第 3 步

繼續單擊“确定”按鈕，返回工作表中，即可看到工作表中的數據會以員工姓名的筆畫數從低到高進行排序，如下圖所示。

3. 自定義排序序列

如果要按照某一固定的序列進行排序，則用戶可自定義排序的序列，具體操作步驟如下。

第 1 步

選中任意數據單元格，打開“排序”對話框，設置“主要關鍵字”為“銷售部門”，并設置好“排序依據”，單擊“次序”右側的下拉按鈕，在展開的列表中選擇“自定義序列”選項，如下圖所示。

第 2 步

彈出“自定義序列”對話框，在“輸入序列”列表框中輸入自定義的序列，單擊“添加”按鈕，如下圖所示。在輸入序列時，可使用“Enter”鍵換行。

第 3 步

連續單擊“确定”按鈕，返回工作表中，即可看到工作表中的數據以自定義的順序排序，如下圖所示。

為了方便數據的查看、統計和打印，有時隻想顯示符合條件的數據，就可以使用Excel中的“篩選”功能，該功能可以在衆多的數據中找到想要的數據。

Excel中提供了多種篩選方式，用戶可根據實際的财務表格選擇合适的方式提煉所需的财務數據。

1. 自動篩選

“自動篩選”一般用于簡單的條件篩選，篩選時将不滿足條件的數據暫時隐藏起來，隻顯示符合條件的數據。下面通過實例來進行詳細講解。

第 1 步

選中任意數據單元格，切換至“數據”選項卡，單擊“排序和篩選”組中的“篩選”按鈕，如下圖所示。

第 2 步

單擊“銷售部門”右側的篩選按鈕，在展開的列表中取消選中“全選”複選框，選中“銷售三分部”和“銷售一分部”複選框，單擊“确定”按鈕，如下圖所示。

第 3 步

完成篩選後，即可看到篩選出的銷售部門為一分部和三分部的銷售數據，如下圖所示。

2. 模糊篩選

當用戶對篩選的條件不能完全掌握時，可根據篩選功能中的搜索框模糊篩選出符合部分條件的财務數據，具體操作步驟如下。

第 1 步

選中任意數據單元格，在“數據”選項卡下單擊“排序和篩選”組中的“篩選”按鈕，單擊“員工”右側的篩選按鈕，在展開的列表的搜索框中輸入要模糊篩選的内容“錢”，單擊“确定”按鈕，如下圖所示。

第 2 步

完成後，即可看到工作表中篩選出的“員工姓名”包含“錢”的銷售記錄，如下圖所示。

3. 自定義篩選

如果要篩選出一列數據的多條件數據記錄，則可以通過“自定義篩選”方式來完成，具體操作步驟如下。

第 1 步

選中任意數據單元格，在“數據”選項卡下單擊“排序和篩選”組中的“篩選”按鈕，單擊“第二季度”右側的篩選按鈕，在展開的列表中選擇“數字篩選”→“自定義篩選”選項，如下圖所示。

第 2 步

彈出“自定義自動篩選方式”對話框，設置要篩選的條件為第二季度銷售額大于或等于800 000 元或第二季度銷售額小于或等于 500 000元，單擊“确定”按鈕，如下圖所示。

第 3 步

返回工作表中，即可看到篩選出的第二季度銷售額大于 800 000 元或銷售額小于 500 000元的數據記錄，如下圖所示。

4. 高級篩選

“高級篩選”一般用于條件較複雜的篩選操作，通過此篩選方式，既可以在原數據表格中顯示篩選的結果，不符合條件的記錄被隐藏起來；也可以在新的位置顯示篩選結果，不符合條件的記錄同時保留在數據表中而不會被隐藏起來，這樣就更加便于進行數據的對比。用戶可根據實際條件選擇合适的篩選結果位置。

第 1 步

在 H 列和 I 列中輸入要篩選的條件，選中表格中的任意數據單元格，切換至“數據”選項卡，單擊“高級”按鈕，如下圖所示。

第 2 步

彈出“高級篩選”對話框，設置“方式”為“在原有區域顯示篩選結果”，設置好“列表區域”和“條件區域”，單擊“确定”按鈕，如下圖所示。

第 3 步

返回工作表中，即可看到篩選出的第一季度銷售額大于 400 000 且第四季度銷售額也大于400 000 的數據記錄，如下圖所示。

如果要返回未篩選前的數據效果，則在“數據”選項卡下的“排序和篩選”組中單擊“清除”按鈕。

如果要快速計算相同類别數據行的合計值，可通過Excel中的“分類彙總”功能來實現。但是需注意的是，在分類彙總前，為了讓相同類别的數據行彙總在一個類别中，首先需要對表格按關鍵字段進行排序操作。

下圖所示為“支出明細表”，在該表格中可看到各個日期的支出摘要、費用類别、部門及支出金額數據。

現要對“摘要”和“部門”列的數據分别進行分類彙總，具體操作步驟如下。

第1步

選中要分類彙總列的任意數據單元格，如要對“摘要”列進行分類彙總，則選中 C 列的任意數據單元格，如單元格 C3，切換至“數據”選項卡，在“排序和篩選”組中單擊“降序”按鈕，如下圖所示。

第 2 步

可看到表格數據會根據摘要列中的數據進行降序排序，在“數據”選項卡下的“分級顯示”組中單擊“分類彙總”按鈕，如下圖所示。

第 3 步

彈出“分類彙總”對話框，設置“分類字段”為“摘要”，保持默認的“彙總方式”，在“選定彙總項”列表框中選中“金額”複選框，單擊“确定”按鈕，如下圖所示。

第 4 步

返回工作表中，即可看到表格中的數據會以“摘要”為類别對本年的支出“金額”進行彙總，單擊列标題左側的分類彙總編号，如單擊編号“2”，如下圖所示。

第 5 步

即可看到表格将隐藏各個摘要列中的三級明細數據，而隻顯示二級明細數據，如下圖所示。

第 6 步

再次打開“分類彙總”對話框，單擊“全部删除”按鈕，如下圖所示。

第 7 步

返回未分類彙總前的效果，然後對“部門”列的數據進行降序排序，将相同類的部門放在相鄰的位置，然後打開“分類彙總”對話框，設置“分類字段”為“部門”，保持默認的“彙總方式”，在“選定彙總項”列表框中選中“金額”複選框，單擊“确定”按鈕，如下圖所示。

第 8 步

返回工作表中，單擊分類彙總編号“2”，即可看到各個部門的支出“金額”數據，如下圖所示。

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