前兩天在網上看到一個網友小A求助的帖子，具體内容如下：

某公司共有500家分公司，分别為分公司1、分公司2......分公司500。2020年度的内部審計針對這500家分公司展開，并将審計中發現的問題整理到一張Excel中，幾乎每個分公司都有問題，或2個、或5、8個、10個，或多或少。每個分公司可能被審了1次、2次甚至3次5次。

年終了，需要将全年的審計問題全部發給500家分公司，并由這500家反饋整改結果，即每個分公司一個審計事實确認書。求大神們指導。十萬火急！

類似于這種将一個Excel表格的數據鍊接到一個或多個Word文檔的需求，隻需要利用到Word強大的郵件合并功能就可以實現了。隻不過有一個需求實現起來有點困難：在審計事實項中同一家公司有多個問題（多行）要輸出在Word的一個單元格中。

傳統的一一對一郵件合并，每一行Excel的數據，隻能輸出到一頁的Word文檔中，也就是問題1在第一頁，問題2在第二頁，以此類推。

不過，如果你已經訂閱了我的線上課程《Office高效辦公秘訣之郵件合并》，那這問題都不是問題了，現在我就來給你詳細介紹一下解決方案。

郵件合并要求數據源表格的第一行必須是表格的标題行，紅色方框的2行必須删除，才符合郵件合并數據源的規範。

另外，不建議在标題行中以手動換行的方式輸入标題，這不利于後面的數據關聯。

由于要輸出的審計事實的數據是有添加了序号的，所以我們要增加一個帶序号的問題描述。你可能會問，為什麼不可以直接在Word中使用自動編号功能生成序号，原因是我們在做一對多郵件合并的時候，無法确認每個分類中包含多少行數據，比如A1分公司有6個問題，A2分公司有4個問題，如果有自動序号的話，A2分公司後面多出來的兩行多出現5、6、兩個空白的序号。

我們可以使用公式：

=COUNTIFS($B$2:B2,B2)&"."&C2生成帶序号的問題描述，COUNTIFS是多條件計數的函數，&是用來合并字符串的。

同樣用&連接符生成最終輸出的Word報告的文件名稱，以作為導出的文件名。

好了，現在到了最關鍵的一項，區分信函型一對多郵件合并的不同分類項的标志。這裡我使用了輔助作為這一列的名稱，公式為=IF(B2=B3,1,0)。也就是如果當前行和下一行的網點名稱相同就輸出1，意味着是同一個網點。而如果不相同就輸出0，意味着下一行是另一個網點的數據。

到這裡Excel表格就是修改完畢了，接下來我們打開要生成的Word文檔。

以常規的信函型郵件合并插入除審計事實以外的其他合并域字段。

《審計事實确認書》第一行正常插入《帶序号的問題描述》，下一行就需要使用《Office高效辦公秘訣之郵件合并》中的Enjoyoffice Tools插件的”一對多-插入一對多域字段（信函型）”，勾選“首列字段”。根據最大問題行數，複制多行，完成審計事實數據的一對多的插入。

如果你沒有訂閱本課程，也可以自己手工輸入這些域代碼，大括号要通過【CTRL F9】這組快捷鍵插入：

之後使用Enjoyoffice Tools中的“合并到不同新文檔”，以域名“生成文件名稱”作為新文檔的名稱。

這是生成的文檔：

這是A1分公司文檔中的具體内容。

如果想要通過郵件附件的方式發送，直接點擊“郵件”選項卡中的“發送電子郵件”功能就可以了。

這種發送方式無法輸入郵件正文，如果既想要輸入郵件正文，又需要插入附件，就需要使用Enjoyoffice Tools插件中的“Outlook插件附件”功能。

像這個數據表中隻有兩家公司，總共會發送出去2封電子郵件，到這裡就實現了小A的需求了。最重要的是這個操作是一勞永逸的，以後隻需要變更Excel表格的數據，打開Word文檔生成的數據就可以自動更新了。

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