私信回複關鍵詞【插件】，獲取Excel高手都在用的“插件合集 插件使用小技巧”！

你們公司有人春節要值班嗎？

為了應景，今天小 E 就邀請拉登老師，來教大家制作動态 Excel 值班表！

也歡迎你把本文推薦給需要制作值班表的同事哦~

值班最怕出現什麼問題呢？

手機沒電、又沒人聊天，太無聊。

領導偷襲，正刷着微信被人拍肩膀。

開個玩笑~說正經的。

值班排班的時候，最怕出現的問題，有 2 個：

❶ 排班太滿或者太空。

有的人值班累死，有的人一個星期不用值班。

❷ 值班加班表錯算漏算。

一個月值班兩個星期，算加班費的時候少算一個星期，誰都不樂意啊。

解決方向——

在設計表格的時候，就要特别留意，避免這兩個問題的出現。

因此，我們要從 2 個方向出發：

❶ 方便查詢。

可以直觀地看到每一天排班的情況。

不能排得太滿，也别一個人都不安排。

❷ 方便統計。

可以快速地統計出，這個月每個人值班了幾次；

快速地、準确地計算，并核對加班費，避免員工的損失。

值班表其實很簡單，包含的信息無非就是：

日期、部門、值班人員姓名。

很快我就設計出了兩個表格：

思考一下，從「方便查詢」的角度來看，你會選擇用哪一個排班表呢？

沒錯，肯定是第 1 個。

左邊看部門、右邊看日期，在交叉的位置，填寫上值班人員的名字就可以了。

超級簡單，我們幾乎天天都在用這種類型的表格。

這樣，可以很直觀地看到：每一天有沒有排班，哪一天值班的人數少，哪一天值班人數多。

但是，這種表格很容易出現一個問題——無法快速地統計出每個人值班的次數，排班人次會出現不平衡。

這樣，表格就出現了統計的需求。我們接着往下看：

基于前面的表格，統計每個人值班的次數是非常麻煩的。

這個時候，更推薦大家用下面這種清單式的值班表。

雖然你看到的，隻是一個簡單甚至有些簡陋的清單。

但是經過簡單的操作，馬上就可以變成下面的動态效果！

看清楚了沒有，我來給你劃個重點。

❶ 查看值班日期。

點擊「姓名」，快速查看這個人對應的值班日期

❷ 統計值班次數。

點擊「折疊字段」，查看每個人值班了多少次。

統計起來非常非常方便。

如果我不告訴你，你可能還在笨拙的對着電腦去數，其實這裡隻用了一個簡單的數據透視表功能！

我們看一下具體的操作~

◆ 第一步： 插入數據透視表 ◆

選擇數據任意單元格，插入數據透視表。

◆ 第二步：拖動字段設置透視表 ◆

把「日期」「姓名」分别拖動到「行」區域，「姓名」拖動到「值」區域，統計值班次數。

◆ 第三步：設置透視表布局 ◆

設置透視表布局為「以表格形式顯示」，修改分類彙總名稱。

這樣透視表就更像一個普通的表格了。

◆ 第四步：插入切片器，創建交互按鈕 ◆

選中透視表，在「設計」選項卡中，點擊「插入切片器」，創建交互按鈕。

這樣，我們就可以通過點擊人名，快速地查詢對應的值班日期了。

這個時候，聰明的、愛挑事兒的那幾個同學可能就會問了：

那能用「方便查詢」的值班表登記；

用「方便統計」的值班表來統計數據嗎？

作為一個要臉的 Excel 老師，這個答案肯定是：可以的。

少廢話，直接看效果。

操作步驟，用文字給你劃一下重點。

在「查詢表」裡錄入值班信息。

在「統計表」裡點擊「刷新全部」快速完成統計。

想要學會這個制作方法，你得明白一個概念：二維表轉一維表。

其實就是把「查詢表」轉成「統計表」的過程。

我們來看一下具體的操作。

◆ 操作方法 ◆

這裡我們借助 Power Query 這個 Office 2016 以上版本内置的工具，完成數據的轉換。

溫馨提示：Power Query 隻有 Excel 2016 以上的版本，才能使用。

你也可以使用方方格子、易用寶等插件，完成二維表的轉換。

❶ 數據導入 Power query。

在「數據」選項卡中，點擊「自表格區域」，将數據導入到 Power Query 中。

❷ 逆透視表格。

在「轉換」選項卡中，點擊「逆透視其他列」，把二維表轉成一維表。

❸ 關閉并上載。

最後，點擊「主頁」選項卡中的「關閉并上載」，就獲得了「方便統計」的值班表。

然後，根據前面的方法創建透視表，就可以完成數據的動态查看了。

因為 Power query 的結果，和原始數據是保持連接的。

所以，當原始數據發生變化的時候，在 Power query 結果中，直接點擊右鍵刷新就可以了。

04總結

在日常工作和生活中，我們經常做表格，是「查詢」類型的表格。

因為填寫和查詢都非常直觀。

而做數據彙總統計的時候，一維的「統計表」是 Excel 函數公式、透視表更熟悉的形式，可以快速地完成數據統計。

要同時滿足方便查詢，快速統計，就要熟練地掌握「二維轉一維」的技巧。

這就用到了本節課介紹的數據處理神器：Power Query。

今天就講到這裡了，下課！

給我自己點個贊，我真是個優秀的人民老師。

私信回複關鍵詞【插件】，獲取Excel高手都在用的“插件合集 插件使用小技巧”！

,

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!

查看全部